Strategischer Partnertag in Berlin: UTAX und winwin Office Network AG stimmen sich auf die digitale Zukunft ein

Bereits bei der Begrüßung waren sich Daniel Gleixner, Vertriebsdirektor von UTAX, und Frank Eismann, Vorstandssprecher der winwin Office Network AG, einig, dass es jetzt darauf ankommt, die Wachstumschancen der Digitalisierung zu ergreifen. Frank Eismann betont, dass UTAX und winwin hierbei synchron agieren: „Anstatt über Produkte wollen wir mit unseren Kunden über Prozesse sprechen und uns als Berater für Digitalisierungsstrategien positionieren.“ Mit UTAX sei man für diese Aufgabe bestmöglich aufgestellt: „Bei der Auswahl eines strategischen Partners nach der Gründung der winwin-Gruppe fiel die Wahl nicht umsonst auf UTAX. UTAX versteht den Mittelstand. Zusammenarbeit und Performance passen seit dem ersten Tag. Darüber hinaus entwickelt sich das innovative Hardware- und Lösungsportfolio von UTAX stetig weiter“, so Eismann.

Im Mittelpunkt des Partnertages stand die Einführung des Konzeptes „UTAX Next“, welches künftig alle UTAX-Lösungen und -Services unter einem zentralen Dach vereint. Der strategische Ansatz ist dabei speziell auf die modernen Bedürfnisse des Mittelstandes zugeschnitten, der sich mit einer Fülle von Marktanforderungen konfrontiert sieht. Dazu gehören unter anderem Themen wie die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die Daten- und IT-Sicherheit, hybrides Arbeiten, ein zu hoher Administrationsaufwand und der Fachkräftemangel. Ein wichtiger Baustein dieses neuen Programms ist „UTAX Next Consulting“, bei dem Kunden in einer 360-Grad-Sicht betrachtet werden. Der neue Beratungsansatz gibt dem Fachhandel ein Analyse-Tool an die Hand, mit dem das Kundengespräch so strukturiert wird, dass am Ende eine individuelle Ergebnispräsentation steht. Dies umfasst eine Outputkosten- und Prozessanalyse, ein Produktkonzept, einen Software-Überblick sowie als strategische Empfehlung einen „Weg zu mehr Effizienz“ – inklusive Angebot für die Umsetzung.

„Der neue Consultingansatz geht weit über das übliche Hardwaregeschäft hinaus“, sagt Daniel Gleixner. „Vielmehr geht es darum, tiefer in die individuellen Prozesse des Kunden einzusteigen, konkrete Schmerzpunkte zu ermitteln und mögliche Lösungen sowie Mehrwerte aufzuzeigen – und den Erneuerungsprozess laufend zu begleiten. ‚UTAX Next Consulting‘ hilft dabei, die richtigen Fragen zu stellen, um die Baustellen in den Kundenprozessen zu ermitteln und Lösungen aufzuzeigen“, so Gleixner.

Auch um Hardware-Innovationen ging es in Berlin. Nach dem kürzlich erfolgten Launch der neuen UTAX-DIN-A4-Familie, welche die aktuelle, in den letzten zwei Jahren komplett überarbeitete, UTAX-DIN-A3-Generation ergänzt, zeigt sich das gesamte UTAX-Portfolio aus einem Guss. „Die Hardware ist das Tor zur Digitalisierung und hat einen entsprechenden Stellenwert“, erläutert Philipp Wanner, Produktmanager bei UTAX. „Die gesamte UTAX Produktserie basiert nun auf einer einheitlichen Engine und erfüllt alle Kriterien, die unsere Kunden von zeitgemäßen Multifunktionssystemen, beziehungsweise Druckern, erwarten: Effizienz beim Scannen und Drucken. Eine intuitive Bedienbarkeit, mit einer einheitlichen Oberfläche über die gesamte UTAX-Produktfamilie hinweg. Nachhaltige Geräte, sowohl in der Herstellung als auch bei der Nutzung und energiesparend durch eine neue Tonertechnologie. Und nicht zuletzt: Sicherheit auf höchstem Niveau, da die Geräte bereits standardmäßig mit wichtigen Security-Funktionen ausgestattet sind“, so Wanner. Hervorzuheben sei darüber hinaus, dass angesichts der Herausforderungen beim Digitalisieren, nicht nur die DIN-A3-Geräte, sondern auch alle UTAX-DIN-A4-Systeme, mit einem Hochleistungs-Dualscanner ausgestattet sind. Zudem verfügt erstmals auch ein DIN-A4-Drucker über eine HyPAS-Funktionalität, über die Software wie ein vollwertiger Client für Authentifizierungslösungen und zukünftige Anwendungen genutzt werden kann.

Konsens herrschte auf dem Event auch darüber, dass IT-Security wichtiger denn je ist. Die Risiken steigen und Angriffe auf die IT-Infrastruktur mehren sich, nicht selten auch über Peripheriegeräte. Das Thema IT-Sicherheit hat bei UTAX höchsten Stellenwert, wie UTAX-Vertriebsdirektor Daniel Gleixner betont: „Über zehn zusätzliche Security-Features in der Grundausstattung machen die UTAX-Hardware zu einem Gamechanger im Markt und geben unseren Kunden auch im Hinblick auf ihre Peripherie eine optimale IT- und Datensicherheit.“ Dies gelte im Besonderen für Unternehmen mit einer kritischen Infrastruktur (KRITIS) – zum Beispiel aus dem Bereich der Gesundheitsversorgung, der Verwaltung oder dem Finanzwesen.

Sicherheitsaspekte betreffen Hard- und Software gleichermaßen. Der Trend zum hybriden Arbeiten hat diese Anforderungen noch einmal erhöht. In diesem Zusammenhang betont Markus Müller, Vertriebsleiter UTAX Consulting & Solution Experts, die Bedeutung der Authentifizierung: „Wir authentifizieren uns ganz selbstverständlich am Smartphone, am Fahrzeug, am Laptop und beim E-Mail-Konto. Aber beim MFP ist das noch nicht immer der Fall. In Unternehmen stehen teilweise hochtechnische Geräte im Flur, die ohne Authentifizierung jeden Tag sensible Daten ausgeben können. Das muss sich ändern, selbst in kleineren Firmen mit zwei bis drei MFP“, so Müller. Die Kundenberatung über Authentifizierung am System schlägt somit die Brücke zu Softwarethemen und Digitalisierungshelfern, erklärt der Solution-Experte den Vertriebsansatz. „Neben Sicherheitsaspekten sollten wir in unseren Gesprächen Entlastungsthemen adressieren. Authentifizieren ist der erste Schritt, um DSGVO-konform mehr Sicherheit und Schutz gegen Datendiebstahl und Phishing zu erreichen. Eine Authentifizierung am System bringt zudem weitere Mehrwerte mit sich: Sie sorgt für mehr Kostentransparenz durch konkrete Zahlen, gibt Hinweise zur Nutzung von Multifunktionssystemen, reduziert Fehldrucke und schont damit die Umwelt. Nicht zuletzt vereinfacht sie die Anwendung und ermöglicht den Zugang zur Cloud durch eine elegante Anbindung an Dienste wie Microsoft OneDrive, Google Drive oder SharePoint“, betont Müller.

Ergänzend hierzu wurde auch das Thema der Cloud vor Ort intensiver behandelt, denn die Cloud-Strategie von UTAX beinhaltet eine Reihe innovativer Produkte: Hierzu gehören der UTAX Fleetmanager für Fleet-Management und Remote-Support, die digitale Arbeitszeiterfassung UTAX Zeitblick, UTAX Cloud Print and Scan für ortsunabhängiges Drucken und Scannen sowie der UTAX Information Manager für eine systematische Dokumentenablage. Alle diese Lösungen ermöglichen vielfältige Vorteile – beispielsweise geringere Hardware-Investitionen, eine schnelle Implementierung, automatische Softwareupdates oder Datensicherungen, eine flexible Skalierbarkeit und eine Unterstützung von hybriden Arbeitsweisen.

Eine echte Erfolgsgeschichte aus diesem Bereich schreibt aktuell UTAX Zeitblick, das sich einer hohen Nachfrage erfreut, wie Markus Müller berichtet: „Dazu tragen auch erheblich die winwin-Partner bei, welche die digitale Arbeitszeiterfassung regelmäßig bei Kunden platzieren und sich als Digitalisierungsberater positionieren.“ UTAX Zeitblick ermöglicht – und das ist ein Alleinstellungsmerkmal – auch das „Stempeln am Multifunktionssystem“ und braucht dafür keine weitere Hardware. Die Lösung ist einfach zu installieren und selbsterklärend in der Bedienung. Insbesondere durch den Beschluss des Bundesarbeitsgerichts, welcher sagt, dass in Deutschland die gesamte Arbeitszeit von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern aufzuzeichnen ist, bleibt das Thema Arbeitszeiterfassung weiter aktuell.

Zu den zentralen Produkten der UTAX Cloud Strategie gehört außerdem UTAX Cloud Print and Scan. Die Lösung, die ortsunabhängiges Drucken und Scannen aus der Cloud ermöglicht, wird stetig weiterentwickelt. Zum Beispiel im Hinblick auf die Integration in Microsoft 365 oder eine Anbindung an das Azure Active Directory, was diese Lösung gerade auch für größere Unternehmen interessant macht. Für Markus Müller gehört UTAX Cloud Print and Scan zu den ausgereiftesten Cloud Lösungen im Markt und hat zudem ein sehr attraktives Preismodell.

Erst kürzlich gelauncht wurde der UTAX Cloud Information Manager – eine Einstiegslösung für eine smarte Ablage. „Wenn Kunden cloudbasiert scannen, dann wollen sie die Informationen auch automatisiert in der Cloud ablegen und zwar mit OCR-Texterkennung, Verschlagwortung und Garantie auf Wiederauffindbarkeit. Das leistet der UTAX Cloud Information Manager“, so Olaf Stammer, Abteilungsleiter Solution & Service Portfolio Management bei UTAX. „Wir holen den Kunden da ab, wo er steht. Wer anstatt in der Cloud, lieber On-Premise arbeitet, bekommt über UTAX ebenso gute Lösungen, um Geschäftsprozesse zu automatisieren. Hierfür stehen die Lösungen aQrate und ScannerVision, die im Markt erfolgreich sind und im laufenden Geschäftsjahr mit neuen Funktionen ausgestattet werden“, so Stammer.  

Den nächsten Schritt bei der Digitalisierungsberatung haben die Partner bereits im Blick. „Unserer Branche wird großes Vertrauen rund ums Dokument zugesprochen. Das sollten wir auch in Richtung DMS/ECM nutzen“, sagt Daniel Gleixner von UTAX. Mit einer stärkeren Kundendurchdringung und -bindung soll dieser Ansatz die Marge im zukunftsorientierten Servicebereich erhöhen und das Portfolio in Abgrenzung zum Wettbewerb erweitern. Da der Fachkräftemangel auch bei den Vertriebspartnern angekommen ist, bietet das Unternehmen sein DMS/ECM-Team den UTAX-Partnern als Unterstützung an: „34 Experten beschäftigten sich bei uns ausschließlich mit dem Thema DMS/ECM und haben bereits zahlreiche Projekte erfolgreich umgesetzt. Sie können im besten Sinne als verlängerte Werkbank für Kundenprojekte dienen“, betont Gleixner. Mit enaio® und yuuvis® RAD für digitale Vertrags- und Personalakten, sowie für einen digitalen Rechnungseingang, stellt UTAX zudem weitere Produktneuheiten aus dem Cloud-Bereich in Aussicht.

Zum Abschluss dankte Christopher Rheidt, Geschäftsführer der TA Triumph-Adler GmbH, der winwin-Gruppe: „UTAX hat im vergangenen Geschäftsjahr trotz eines schwierigen Marktumfeldes ein starkes Ergebnis erzielt. Dass uns das gelungen ist, daran hat die winwin einen großen Anteil.“ Von großem Wert sei auch das Feedback im Rahmen der Veranstaltung anlässlich des zehnjährigen Jubiläums der Zusammenarbeit vor zwei Jahren in Hamburg gewesen: „Die winwin-Unternehmen sind Vorreiter im Markt und wissen, was gefragt ist. Deshalb sprechen wir bei UTAX heute in erster Linie über Cloud, Services und Security mit dem Fokus auf ein Lösungsdesign, das für eine einfache Umsetzung steht. Bereits seit 12 Jahren zeichnet winwin und UTAX eine stabile und vertrauensvolle Partnerschaft aus, die auch schwierige Klippen umschifft hat und dabei stets ambitioniert geblieben ist. Und das wollen wir gemeinsam weiter fortführen“, betont Rheidt.

UTAX ist eine eingetragene Marke der TA Triumph-Adler GmbH. Das Unternehmen mit Sitz in Hamburg hat sich auf den Vertrieb von hochwertigen Druck- und Kopiersystemen spezialisiert. Das breite Produktportfolio umfasst Hardware sowie Software-Anwendungen. Neben Kopier-, Druck- und Multifunktionssystemen (MFP) für den Büro-Arbeitsplatz liefert UTAX maßgeschneiderte IT-Lösungen und -Dienstleistungen sowie eine ganzheitliche Beratung für effiziente Dokumentenprozesse in Unternehmen. In Deutschland wird die Marke UTAX über ein Netz aus über 200 autorisierten Vertragshändlern vertrieben. International agiert das Unternehmen in über 40 Ländern der EMEA-Region.