A. Drucken und Scannen. Um Druck- und Scanaufträge abzuschließen, verarbeitet UTAX Metadaten (Geräte-IP-Adressen, Seriennummer, Hostname, Datum der Auftragserstellung, Name des Druck-/Scanauftrags, Auftragsausführung, Anzahl der Seiten, Dateiname, Größe, Druck-/Scan-ID-Kartennummer und Registrierungsdatum). TA/UTAX CPS speichert den Inhalt der gedruckten/ gescannten Dokumente für einen Zeitraum von maximal 8 Tagen.

B. Rechnungslegung. UTAX verarbeitet den Lizenztyp, die Mandanten-ID, das Datum, die Uhrzeit und die Anzahl der Geräte, um Kunden diese Dienste in Rechnung zu stellen.

C. Verwaltung der Benutzerkonten. UTAX erhält Namen und E-Mail-Adressen entweder direkt von Ihnen oder indirekt von einem TAKunden (wahrscheinlich Ihrem Arbeitgeber oder Ihrer Organisation), damit wir ein Benutzerkonto für Sie einrichten und verwalten können. Bitte beachten Sie, dass wir diesen Service als Datenverarbeiter gemäß unseren allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Datenverarbeitung anbieten, die Sie auf www.triumph-adler.com finden.

D. Fernwartung. Ein UTAX-Servicetechniker kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, die im Konto des lokalen Administrators zum Zweck der Fehlerbehebung oder Fehlersuche verarbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass wir diesen Service als Datenverarbeiter gemäß unseren allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Datenverarbeitung anbieten, die Sie auf www.triumph-adler.com finden.

E. Hosting. UTAX nutzt Amazon Web Services, Deutschland, als Anbieter von Cloud-Speicher. Bitte beachten Sie, dass wir diesen Service als Datenverarbeiter gemäß unseren allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Datenverarbeitung anbieten, die Sie auf www.triumph-adler.com finden.

UTAX verarbeitet personenbezogene Daten zu den oben genannten Zwecken, um seine vertraglichen Rechte und Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber seinen Kunden zu erfüllen. Soweit Sie als betroffene Person nicht Partei des Vertrags zwischen UTAX und seinen Kunden sind, verarbeitet UTAX Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage seiner berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, während die vertraglichen Verpflichtungen von UTAX zur Erbringung von TA/UTAX CPS-bezogenen Dienstleistungen seine berechtigten Interessen darstellen.
Wir haben eine sorgfältige Abwägung zwischen Ihren Grundrechten und Freiheiten und unseren legitimen Geschäftsinteressen vorgenommen und überwachen das Gleichgewicht kontinuierlich. Sollten Sie jedoch Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen wollen, lesen Sie bitte den Abschnitt „Ihre Rechte“ weiter unten. Da die Verarbeitung personenbezogener Daten für UTAX erforderlich ist, um TA/UTAX CPS bereitzustellen, beachten Sie bitte, dass Ihr Widerspruch gegen die Verarbeitung dazu führt, dass Sie TA/UTAX CPS nicht mehr nutzen können. Bitte beachten Sie, dass in Fällen, in denen UTAX personenbezogene Daten als Datenverarbeiter im Auftrag seiner Kunden verarbeitet, die Kunden als Datenverantwortliche gelten und als solche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich sind.

Ihre personenbezogenen Daten werden nur weitergegeben an:

Für den Fall, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an einen Dienstleister weitergeben (siehe oben, an wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben), der seinen Sitz in einem Land hat, das nach Ansicht der Europäischen Kommission kein angemessenes Schutzniveau durch innerstaatliches Recht bietet, haben wir dieses angemessene Schutzniveau dadurch sichergestellt, dass wir mit diesem Konzernunternehmen oder Dritten durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln, wie sie von der Europäischen Kommission angenommen wurden, zusätzliche angemessene Garantien vereinbart haben. Eine Liste der Länder, die nach Ansicht der Europäischen Kommission ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet haben, finden Sie hier. Sie können eine Kopie der Standardvertragsklauseln anfordern, indem Sie uns eine E-Mail schicken, in der Sie die Gründe für Ihre Anfrage darlegen.

Alternativ können wir Sie auch um Ihre ausdrückliche Zustimmung zu der vorgeschlagenen Übermittlung bitten.

Sofern möglich, haben wir spezifische Aufbewahrungsfristen für Ihre persönlichen Daten festgelegt. Diese spezifischen Aufbewahrungsfristen sind unten angegeben oder wir teilen sie Ihnen bei oder vor Beginn der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit.

Wenn es uns nicht möglich ist, feste Aufbewahrungsfristen zu verwenden, haben wir unten die Kriterien angegeben, die wir zur Bestimmung der Aufbewahrungsfristen verwenden.

Zweck (A) Drucken und Scannen. Sofern vom TA/UTAX CPS-Kunden nicht anders festgelegt, werden abgelaufene Druck- und Scanaufträge nach 8 Tagen automatisch gelöscht.
Zweck (B) Rechnungslegung. Um den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen zu entsprechen, bewahren wir Rechnungsberichte ein Jahr lang auf.
Zweck (C) Verwaltung der Benutzerkonten. Wir speichern Ihre persönlichen Informationen im Zusammenhang mit Ihrem Benutzerkonto so lange, wie Sie ein aktives Benutzerkonto bei uns haben. Sie sind von unserer Seite aus nicht verpflichtet, ein eingerichtetes Konto zu haben. Wenn Sie sich nicht innerhalb von 7 Tagen zum ersten Mal einloggen, werden wir es löschen. Auf ausdrücklichen Wunsch von Ihnen / Ihrer Organisation werden wir Ihr Benutzerkonto löschen. In diesem Fall werden wir Ihr Benutzerkonto innerhalb von 30 Tagen nach Ihrem Antrag löschen. Ihre personenbezogenen Daten können nach der Löschung Ihres Kontos in unseren Backup-Systemen gespeichert werden und werden nach 35 Tagen automatisch gelöscht. Inaktive Konten werden ein Jahr nach der letzten Nutzung automatisch gelöscht.
Zweck (D) Fernwartung. Für Fernwartungs- und Supportdienste kann KYOCERA Zugang zu personenbezogenen Daten haben. Personenbezogene Daten, die für Fernwartungsdienste verarbeitet werden, werden 7 Tage nach Beendigung der Dienste gelöscht.

In allen anderen Fällen verwenden wir die folgenden Kriterien, um die anwendbare Aufbewahrungsfrist zu bestimmen:

In jedem Fall bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen auf und überprüfen regelmäßig die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten.

Wir nehmen die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und unternehmen alle angemessenen Anstrengungen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch, Diebstahl, unbefugtem Zugriff, Offenlegung oder Änderung zu schützen.

Weitere Informationen zu IT-Sicherheitsmaßnahmen finden Sie im TA/UTAX CPS Sicherheits-Whitepaper.

Sie haben bestimmte gesetzliche Rechte, über die wir Sie informieren möchten. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist notwendig, um die oben genannten Zwecke zu erreichen, damit UTAX seinen vertraglichen Verpflichtungen gegenüber seinen Kunden nachkommen kann. Wenn UTAX Ihre personenbezogenen Daten als Datenverarbeiter verarbeitet, ist UTAX verpflichtet, sich mit dem Datenverantwortlichen in Verbindung zu setzen, bevor Ihre Anfrage realisiert wird.

Zugriff. Sie haben das Recht, darüber informiert zu werden, ob wir Ihre persönlichen Informationen verarbeiten oder nicht, sowie auf entsprechende Informationen über diese Verarbeitung.

Korrektur. Sie haben das Recht, dass Ihre persönlichen Informationen von uns unverzüglich berichtigt oder ergänzt werden. Wenn Sie ein Konto bei uns eingerichtet haben, haben Sie die Möglichkeit, Ihre persönlichen Informationen selbst zu korrigieren oder zu ergänzen.

Recht auf Vergessenwerden. Sie haben das Recht, dass Ihre persönlichen Informationen von uns unverzüglich gelöscht werden. Dieses Recht ist auf bestimmte Gründe beschränkt, z. B. wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben oder wenn Sie Widerspruch einlegen und es keine zwingenden legitimen Gründe für uns gibt, die Verarbeitung aufrechtzuerhalten. Wenn Sie ein Konto bei uns haben, haben Sie die Möglichkeit, Ihre personenbezogenen Daten selbst zu löschen. In diesem Fall werden alle Ihre personenbezogenen Daten dauerhaft gelöscht. Um zu verhindern, dass das Benutzerkonto deaktiviert wird, müssen Sie alternative Kontaktangaben bereitstellen.

Einschränkungen der Verarbeitung. Sie haben das Recht zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer persönlichen Informationen aus bestimmten Gründen einschränken. Dabei handelt es sich um (1) die Zeit, die wir benötigen, um die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen  Daten auf Ihre Anfrage hin zu überprüfen; (2) wenn Sie anstelle der Löschung einer unrechtmäßigen Verarbeitung stattdessen eine Einschränkung der Nutzung verlangen; (3) wenn Sie personenbezogene Daten für ein Gerichtsverfahren benötigen; oder (4) wenn wir überprüfen,
ob unsere legitimen Gründe Ihren Widerspruch gegen die Verarbeitung überwiegen.

Recht auf Widerspruch. Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns Widerspruch einzulegen, wenn diese Verarbeitung (1) auf unserem berechtigten Interesse beruht (einschließlich der Erstellung eines Profils von Ihnen auf der Grundlage Ihrer Zustimmung), (2) zu Zwecken des Direktmarketings erfolgt oder (3) für die Erfüllung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die uns übertragen wurde. Wir werden die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufgrund Ihres Widerspruchs einstellen, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn wir Ihre personenbezogenen Daten in einem Gerichtsverfahren benötigen.

Datenübertragbarkeit. Wir sind verpflichtet, Sie über Ihr Recht zu informieren, Ihre persönlichen Informationen von uns zu erhalten, damit Sie diese persönlichen Informationen an einen anderen Dienstanbieter übermitteln können.

Widerruf der Einwilligung. Wenn Sie uns Ihre persönlichen Informationen auf der Grundlage Ihrer Einwilligung zur Verfügung gestellt haben, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Sie können dies tun, indem Sie den Dienst, den Sie abonniert haben, gegebenenfalls abbestellen. Sie können dies auch tun, indem Sie uns eine E-Mail an die unten angegebene Datenschutz-E-Mail-Adresse schicken. Wir werden Ihre persönlichen Informationen dann dauerhaft aus unserer Datenbank entfernen.

Einreichen einer Beschwerde. Sie haben das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Land Ihres Wohnsitzes, eine Beschwerde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen
Daten durch uns einzureichen. Eine vollständige Liste der Aufsichtsbehörden finden Sie hier.

Bei UTAX stehen Ihnen Datenschutzexperten zur Verfügung, darunter auch ein Datenschutzbeauftragter, der Sie bei Ihren Fragen unterstützt. Wenn Sie eines Ihrer Rechte ausüben möchten oder eine Frage zu diesem Dokument haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail an uns, oder senden Sie uns einen Brief an:

TA Triumph-Adler GmbH
Z. Hd. Datenschutzbeauftragter
Haus 5
Deelbögenkamp 4c
22297 Hamburg
Deutschland
E-Mail: privacy@triumph-adler.net

Sollten wir dieses Dokument ändern, werden wir es auf unserer Website mit einem geänderten Veröffentlichungsdatum veröffentlichen und Sie ggf. über Ihr Benutzerkonto über das geänderte Dokument informieren.