Leistung, die begeistert: Anwenderbericht Landratsamt Bad Kissingen mit UTAX Vertriebspartner Meier Office & IT

„Prozesse beschleunigt, die Kosten im Blick, die IT-Administration entlastet – wir haben unsere Ziele erreicht“, sagt Tobias Keßler, Sachgebietsleiter Hauptverwaltung und Beschaffung beim Landratsamt Bad Kissingen zur Zusammenarbeit mit Meier Office & IT.

Auf einen Blick

Im Oktober 2022 entschied das Landratsamt Bad Kissingen, seine Druck- und Kopiersysteme zu erneuern und in diesem Rahmen neue Softwarelösungen im Bereich Dokumentenmanagement einzuführen. Das Ziel: Prozesse zu beschleunigen, die Kosten transparent im Blick zu haben und die IT-Administration zu entlasten. Eine hohe Besucherfrequenz, entsprechend hohe Anforderungen an die Datensicherheit und der Austausch des Gerätefuhrparks im laufenden Betrieb – das waren die Herausforderungen für die Erneuerung der Systemlandschaft.

Beim Landratsamt sind rund 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt, die Dienstleistungen für die rund 100.000 Bürgerinnen und Bürger des Landkreises reichen von A wie Ausbildungsförderung bis Z wie Zulassung. Um den Menschen vor Ort einen schnellen Service zu bieten, ist die Verwaltung auf ein verlässliches und effizientes Dokumentenmanagement angewiesen. Im Rahmen einer Ausschreibung nahm Tobias Keßler, Sachgebietsleiter Hauptverwaltung und Beschaffung beim Landratsamt Bad Kissingen, das Angebot der in Frage kommenden Dienstleister genau unter die Lupe: „Wir wussten, was wir wollten: Effizienz, Transparenz und guten Service. Nun galt es nur noch, den richtigen Partner für unsere Ansprüche zu finden – das haben wir glücklicherweise geschafft“.

Das Angebot des UTAX Vertriebspartners Meier Office & IT aus Veitshöchheim überzeugte zunächst mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis und wurde im November 2022 zu einer Probestellung eingeladen. Im Rahmen der Teststellung ging es darum, die Leistungsfähigkeit der Softwarelösung aQrate zu demonstrieren und von ihrer hohen Usability zu überzeugen. „Wir sind im Bereich der öffentlichen Verwaltung bereits ein erfahrener Partner. Gleichzeitig hat jedes Amt individuelle Bedürfnisse, für die wir gern eine genau passende Lösung finden – hierfür eignet sich aQrate von UTAX besonders gut“, erklärt Matthias Hofmann, Gebietsverkaufsleiter Meier Office & IT. Die Teststellung überzeugte sofort: Noch im November beauftragte das Landratsamt Bad Kissingen Meier Office & IT mit der Ausstattung von 55 Druck- und Kopiersystemen (25 x 4008ci A3 color MFP und 30 x 357ci A4 color MFP) der Marke UTAX und der Implementierung der Softwarelösungen aQrate, ScannerVision und Fleet Manager. Rollout, Installation und Inbetriebnahme erfolgten im Februar 2023. „Der Rollout lief komplett reibungslos und es wurde in wenigen Stunden deutlich, dass die UTAX Drucksysteme und die Softwarelösungen all das bieten, was wir brauchen: zum Beispiel Kostentransparenz und die Möglichkeit für das Rechnungswesen, die Nutzung der Systeme vollautomatisch über Kostenstellen abzurechnen. Auch die Erfüllung der Ansprüche der DSGVO, die den Einsatz von gemeinsam genutzten Scan- und Drucksystemen ohne Authentifizierung in der Praxis im Behördenumfeld unmöglich machen, ist sichergestellt“, erläutert Tobias Keßler. Gleichzeitig werde die IT- Administration durch die Automatisierung der Prozesse extrem entlastet. „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fühlten sich mit einer persönlichen Einweisung sofort gut abgeholt und konnten die neuen technischen Möglichkeiten gleich nutzen – das sorgte für eine hohe Akzeptanz für die neuen Systeme.“ Markus Müller, Vertriebsleiter UTAX Consulting & Solution Experts, bestätigt die Wichtigkeit dieses Aspekts: „Eine hohe Usability und die Vermeidung von Mehrbelastung durch komplexe Bedienungsabläufe ist Voraussetzung dafür, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerne mit den neuen Systemen arbeiten.“

Der Einsatz der UTAX Druck und Kopiersysteme in Kombination mit den Softwarelösungen aQrate, ScannerVision und Fleet Manager sorgt für eine erhebliche Effizienzsteigerung. Ohne Mehraufwand verfügt das Amt nun über ein automatisiertes Kostenmanagement, das zuvor händisch erfolgte. Darüber hinaus ermöglicht die Software weitere Prozessbeschleunigungen, zum Beispiel durch die automatisierte Benennung von Dokumenten, die intelligente Ablage in automatisiert generierten Ablagestrukturen sowie die Übergabe von Dokumenten in Fachverfahren oder ECM-Anwendungen. Die hohe Usability sorgt für reibungslose Abläufe im Geschäftsalltag, jeder User hat automatisiert nur Zugriff auf die Funktionen, die für seine tägliche Praxis benötigt werden. Gleichzeitig stehen "Power Usern" alle Funktionen uneingeschränkt weiter zur Verfügung. Die IT-Administration arbeitet mittlerweile sehr viel effizienter, da das User-, das Scan-, das Drucker- und das Treiber-Management sowie der System-Rollout durch Automatisierung beschleunigt wurden.

Die Print-Management-Software, die auf allen UTAX-MFPs und -Druckern im Landratsamt Bad Kissingen installiert ist, liefert übersichtlich aufbereitet Daten für die verbrauchten Seitenanzahlen gleich pro Kostenstelle – mit mitarbeitervertretungskonformem Detailgrad. Ein kontinuierlicher Überblick und die jährliche Auswertung sind durch diese Art des Reportings deutlich vereinfacht und zeitsparend möglich. „Diese Transparenz ermöglicht es uns, Verbesserungspotenziale zu erkennen und umzusetzen. Die konsequente Umsetzung des Authentifizierungsansatzes bringt durch weniger Fehldrucke Entlastungseffekte im Bereich Umweltschutz und Nachhaltigkeit mit sich. Das bedeutet: Wir vermeiden unnötige Drucke, benötigen weniger Energie, Papier und Toner und senken den CO2-Ausstoß sowie unsere Kosten“, so Tobias Keßler.

aQrate sorgt für sichere Dokumentenprozesse. Druckaufträge und die damit verbundenen Daten bleiben so lange verschlüsselt, bis der Nutzer sich am Ausgabesystem authentifiziert hat und den Druckvorgang auslöst. „Sicheres Drucken ist für uns als Behörde außerordentlich wichtig. Es gibt bei uns eine hohe Besucherfrequenz und teilweise stehen Multifunktionssysteme im Flur. Wir müssen sicherstellen, dass niemand sensible Daten sehen kann“, betont Tobias Keßler. Die Authentifizierung erfolgt über zwei Wege: durch eine geheime PIN oder per RFID-Chip im Transponder, der auch Zeiterfassung und Zutrittskontrolle steuert.

„Die Qualität ist kontinuierlich hoch – im Bereich Drucken und Software, beim Thema Sicherheit und im Service“, erklärt Tobias Keßler. Der Einsatz der UTAX Druck- und Kopiersysteme sorge für ein einheitliches Qualitätsbild. Zum Beispiel im Bereich der Scanprozesse ermöglicht die nahtlos eingebettete Scan-Workflow-Lösung ScannerVision eine vollautomatisierte Optimierung der Dokumentengröße, Standardisierte Qualität und Auflösung und die verbindliche Entfernung von Leerseiten. ScannerVision biete alle Möglichkeiten, das Dokumentenmanagement auf den individuellen Bedarf hin anzupassen. Aber auch die Qualität der Hardware und der Ausdrucke wird durch automatisiertes, konsequentes Monitoring über das Meier Fleet Management gewährleistet: „Und wenn es doch einmal ein Problem gibt, ist der Service schnell und verlässlich zur Stelle. Außerdem werden wir nun automatisch mit Verbrauchsmaterialien versorgt. Der Toner wird für jedes System direkt just in time dorthin geliefert, wo er gebraucht wird“, so Keßler

„Digitalisierung ist für uns als Behörde ein wichtiges Thema. Wir wollen unseren Bürgerinnen und Bürgern maximalen Service bieten und ihnen viele Dienstleistungen in elektronischer Form zur Verfügung stellen. Wir freuen uns sehr, dass wir mit dem UTAX Vertriebspartner Meier Office & IT einen Partner an unserer Seite haben, der uns auf unserem Weg in die Digitalisierung begleitet – und mit dessen Lösungen wir diesen Weg erfolgreich gestalten können“, so Tobias Keßler.

Der Landkreis Bad Kissingen liegt im Norden des Regierungsbezirks Unterfranken. Verwaltet wird die Region mit ihren rund 100.000 Einwohnern vom Landratsamt Bad Kissingen, das seinen Sitz in der Kreisstadt Bad Kissingen hat. Beim Landratsamt sind rund 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt. Die Dienstleistungen für die Bürgerinnen und Bürger reichen von A wie Ausbildungsförderung bis Z wie Zulassung – und werden zunehmend digital angeboten.

Meier Office & IT ist seinen Kunden seit über 20 Jahren ein innovativer Partner in allen Belangen rund um Bürotechnik, Bürokommunikation sowie Präsentationstechnik und Konferenzräume. Basierend auf der kompetenten Beratung seiner Produktspezialisten vertreibt das Unternehmen Systeme und Lösungen führender Hersteller.